先生がお忙しいことは承知しています。

歯科医師としての治療や患者さんへのケア、
歯科衛生士や歯科助手とのコミュニケーション、勤務医への指導とマネジメント、
そして新患獲得など集患・増患などのマーケティング…

やることが多すぎて、たまの休みくらいちゃんと休みたい、と考えているかもしれません。

しかしそれでも、来院予約を増やすために日々努力されているのでしたら、朗報です。

先生の時間もスタッフの時間も使わず、
新しい設備や広告を導入することなく、
新患と既存患者の予約を獲得する方法があります。

これは言うなれば、本来獲得できた(取りこぼしていた!)患者さんからの予約をとる方法です。

今から3分ください。
先生にその方法をお話します。

歯科医師 黒飛 一志(くろとび かずし)

株式会社デントランス 代表取締役

平成16年、大阪大学歯学部卒業、
平成22年に大阪市にあおぞらデンタルクリニックを設立、
翌年、医療法人化。

平成25年に株式会社デントランスを設立し、
現役歯科医師・歯科医院専門の経営コンサルタントとして、
300以上の歯科医院のマネジメント、マーケテイング指導を行い、
コンサルティングした歯科医院の売上は大半が1億円を突破している。

患者さんを集める集患・増患といったマーケティングのサポートと同時に
歯科技術レベルの向上や歯科スタッフの対応力の向上といった
歯科医院のマネジメントもサポートしている。

自身が現役の歯科医師であること、
医院経営の効率化について比類なき手法を考案・実現していること、
そして行動心理学を集患やスタッフ・マネジメントに関する考え方の基礎としていることから、
その現場への理解と改善の論理は「本質をついている」、とクライアントから多数の声を頂いている。

予約を増やすカンタンな方法

最初にお伝えしておくと、この方法は

正直申し上げて、とてもカンタンな方法です。

上に紹介した方法はどれも、患者さんを説得する必要があります。

説得するということは、院長先生や受付スタッフなどが
歯科医院に来るメリットを説明する必要がある、ということです。

そしてもちろん、

ただ説明しても来ないことが普通ですから、
セールスパーソンのような訓練が必要かもしれません。

これらはできるに越したことはないですが、

こういった業務がある中で新たに業務が増えては、先生の休む時間は減少する一方です。

それでは予約を増やすカンタンな方法とはなんでしょう?

いよいよ紹介しましょう。
予約を増やすカンタンな方法、それは・・・

休診日と休診時間の予約電話応対をすること

・・・です。

なぜ休診日の電話応対をすることで来院予約を増やすことができるのか?

「そんなの当たり前だろう・・・」

もしかしたら先生も、そう思っているかもしれませんね。
実は私自身、そう思っていましたので。

予約を受け付けていない時間に予約をするのだから、その分予約は増えて当たり前だろう、と。

そんなこと言われないでも分かっているし、
しかしそんなことしたら休めないじゃないか・・・

先生もきっと、そうお考えだと思います。

しかし・・・この数字を見たら、どう思うでしょう?

next

実は・・・休診日に、患者さんから平均5.8件の電話が鳴っている!

電話受付代行サービスを展開しているあるコールセンターによると、
歯科医院の休診日には平均で5.8件の電話が鳴っていることがわかりました。

これを知り私は、デントランスがサポートしている25の歯科医院でも調査をさせてもらいました。

するとビックリしたのですが・・・その数、平均「9.1件」

これは1日とか2日とかのみ調べたわけではなく、3ヶ月間調べた結果です。

もちろん全ての歯科医院において同じ数字が計測できるかは不明ですが、
少なくとも、「5.8件」の電話が休診日にかかっているということは、想像しやすくなりました。

注目すべきは「休診日に5.8件」です

歯科医院の休診日は一般的に「木曜」と「日曜」が多いのは先生もご存じのとおりです。

ですから、木曜日や日曜日に電話対応することができれば、
5.8件の電話を全て予約に繋げることも可能かもしれません。

日曜日はスマホユーザーがスマホを活発に使っている!

そして忘れてはいけないのが、
今や患者さんもスマートフォンで歯科医院を探す時代ということです。

Google発表のデータを見ても6割から7割は
スマホから歯科医院のホームページにアクセスしています。

さらに注目すべきは、日曜日こそスマホユーザーがスマホを使っている、ということです。

つまり日曜日にも歯科医院をスマホで探すユーザーはいる、ということですから、
日曜日にも電話受付をしないと、患者さんを逃しているということは想像に難くありません。

しかし、電話受付をしさえすれば、他の歯科医院は休みなわけですから、
まさに競合なしの状態で予約を入れられるわけです。

ですから私はこの「5.8件」という数字を知って、考え方が変わりました。

しかしもしかしたら先生は、

「いや、それはわかったけど・・・
休診日に電話応対してもスタッフは皆、休んでいるわけだから、治療できないよ・・・」

・・・とお考えかもしれません。

ここでよく考えてみて欲しいのですが、
普段患者さんからの予約電話があったとき、その日の予約を入れる確率はどのくらいでしょうか?

ゼロとはいいませんが、そのほとんどが電話がかかってきた次の日以降の予約になる、
と思います。

確かに歯科医院に予約を入れるのは、急なう蝕の痛みや親知らずの痛みなど、
耐えられない痛みがあってこそですから、
できればその日のウチに診てもらいたい、というのが患者さんの希望でしょう。

しかしだからといって、現実問題、
すでに予約が埋まっている歯科医院では当日の予約が取れない事情もあり、
他の日を勧めることで対応しています。

もちろんこの時、他の歯科医院を選択する患者さんもいるでしょうが、

「遅くとも数日後には痛みが取れるから・・・」

という安心感を患者さんに提供することができるという事実もあります。

だからこそ、予約電話の翌日以降でも、患者さんは予約を入れるわけです。

つまり、予約電話には休診日に対応しても、翌日以降の予約でいい場合もある
これに気づくことが大事、ということです。

患者さん一人あたりの売上は保険診療でも平均すると8万円から10万円になる!

しかしもしかしたら先生は、こんな懸念を抱いているかもしれません。

「休診日の電話対応は大事だとわかった。
しかし・・・カリエス処置等の予約を入れても、数千円の売上だし・・・」

確かに、そう懸念される気持ちはよくわかります。

実際、初診1回限りなら、わざわざ予約をとるほどではないかもしれません。

しかし、歯科医院に来る患者さんは基本的に、治るまで通院するものですし、
治ってからも定期健診で通院するものです。

ですからここでは、生涯患者価値という考え方が大切になります。

1人の患者さんがある歯科医院に通い続けることで、いくらの価値をもたらしたのか?

これが生涯患者価値です。

そして、この生涯患者価値の平均は、
保険診療だけでも1人あたり8万円から10万円と言われています。

つまり患者さんが一人増えるごとに、8万円から10万円、売上が増えることになります。

仮に2人が休診日の度に予約をいれれば、2人×4週間で8人の予約が取れます。
8人を10万円で計算すると80万円の上乗せです。

もちろんこれは保険診療費ですから、
インプラントや矯正歯科の問い合わせなら、
1人あたり50万円前後になるかもしれません。
(すべての予約が自費ではないでしょうが・・・)

休診日に予約を受け付けるだけで、
患者さんから電話がかかってきて、1ヶ月に80万円の保険診療が増える。

絶対とはいえないですが、仮に50万円でも今の状況に毎月加算されるなら、
休診日に電話応対することは、先生にとって、経営者にとって必須の業務になる
と、私は考えています。

では、いったいどうやって、休診日の電話応対をするのか?

これから紹介するこの方法は、
先生の働く時間を増やすものではありませんし、
歯科医院のスタッフに休日出勤を勧めるとか、
お昼休みを交代で取ることを勧めるとか、そういう類のものでもありません。

これは、

プロの電話受付代行サービススタッフに、
先生や歯科医院のスタッフに変わり、受付してもらうサービス
です。

休診日に院長先生や受付スタッフは何もせず、
専門のオペレーターが電話応対し、それを医院に報告する、
休診日の翌日、医院の方で受け付けた電話を確認し、改めて予約の電話をかけて予約を入れる・・・

このような流れになりますから、予約の取りこぼしがなくなります!

患者さん一人獲得すれば8万円から10万円の売上が少なくとも見込めるわけですから、
休診日やお昼休み用の電話受付代行をお願いしても、歯科医院の利益を出すことができるはずです。

紹介しましょう。
歯科医院専門の電話受付代行サービス、「歯科コンシェルジュです。

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休診日やお昼休みに何もせずに予約を獲得する電話受付代行が登場!歯科コンシェルジュ(先着50医院様限定特典あり!詳しくは以下にて)

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他の電話代行サービスとの違いとは?

決定的な違いその1歯科経験者が電話応対!このサービスは通常のコールセンターのオペレーターではなく、
歯科衛生士・歯科助手・歯科受付経験者など、歯科に精通したオペレーターが電話の対応をします。ですから患者さんからの電話で質問が出ても、的確に回答することが可能です。もちろん、歯科医院特有の回答が必要な場合もあるでしょうから、その場合には事前にオペレーター間で共有します。
決定的な違いその2歯科専門チームが対応するから患者の取りこぼしを戦略的になくす!休診日やお昼休みの電話受付をすることで、「患者へのサービス向上」「新患の取りこぼし防止」「予約のキャンセルロスを低減」・・・が可能になります。歯科医院経営の効率アップを戦略的にお手伝いすることが可能です。 報告書サンプル 決定的な違いその3もちろん先生の歯科医院名を名乗ります!患者さんからしてみたら電話口に出た声を、歯科医院のスタッフや院長先生だと思うものです。当たり前のことですが、先生の歯科医院の一員として、オペレーターは電話に出ます。ですから当然、先生の歯科医院を名乗り、予約に結びつけるように努力します。決定的な違いその4対応した電話は専用管理画面で報告!患者からの電話に対応したら終わり、ではありません。対応した当日中に専用管理画面にて報告。医院様ごとのID・PASSワードを発行致しますので、個人情報管理の心配もありません。(その他、対応した電話はメール、FAX、お電話などでも報告します)その報告を受けたら院長先生や受付スタッフはその患者さんに電話し、予約を入れる。休診日の電話受付時に、院長先生やスタッフから電話がいくことは伝え済みですので、初めての患者さんとのやりとりも、スムーズに進めることができます。もちろん予約以外にも、予約の変更願いなどもいち早くキャッチ。歯科医院運営の効率化を図ります。

もしかするとこんな対応をしていませんか?

ケース1 : 留守番電話で対応している

留守番電話でもやらないよりはいいでしょう。
しかし患者さんの願いは痛みを取ること、そして、予約を入れることです。

オペレーターが対応することで、
少なくとも予約を入れることができますし、安心を提供することもできますから、

留守電よりはオペレーターが対応したほうがいいでしょう。

ケース2 : 携帯電話へ転送している

ある意味これは理想かもしれません。

しかしこれをやると院長先生が休める時間は減りますし、
せっかくの休診日なのに逆に疲れがたまる恐れもあります。

そして万が一電話に出られなかった場合、それが原因で患者を取りこぼす可能性もあるでしょう。

ですからやはり、オペレーターによる対応のほうが、経営を考えれば安心かもしれません。

先行利用している歯科医院の声を紹介します

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スムーズな対応をして頂いています

休診日に電話がかかって来ているのは知っていましたが、
人員の問題などもあり、対応出来ていませんでした。

何か対策をしなくてはと思って、いろいろ探していましたが、
なかなか良いサービスが見つかりませんでした。

というのも、電話に出るだけのサービスはいろいろあるのですが、
歯科受付は歯科用語なども含め、特殊な部分があるので・・・

この「歯科コンシェルジュ」は歯科専門ということで導入しましたが、
通常の歯科受付と同じく、スムーズな対応をして頂いています。

既存患者様からの予約はもちろん、
インプラントの新規患者様からも予約が入り、非常に満足しています。

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休診日は特に新規患者様の予約が多い

休診日を看板、ホームページなどで告知しているので、
患者様には浸透していると思っていましたが、
それは既存患者様なのですね・・・。

新規患者様は細かい情報まで見ずに
電話を頂くことが多いことを
「歯科コンシェルジュ」を導入することで知りました。

休診日は特に新規患者様の予約が多いのが嬉しいですね!

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患者様にはご迷惑をおかけしていました

学会や海外出張など、
通常の休診日とは別に、
休診にしなくてはいけない日が多く、
患者様にはご迷惑をおかけしていました。

「歯科コンシェルジュ」を導入したことで、
急な休診日にも対応して頂けるので、
非常に助かっています。

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地域医療の観点からも導入して良かった

今までは、休診日の日、「当日に診てほしい」という患者様には
対応出来ていませんでした。

「歯科コンシェルジュ」を導入し、こうした患者様には、
近くの診療してる歯科医院を
紹介して頂く方法を導入しました。

自医院の患者様にはなりませんが、
患者様からは非常に感謝されています。

また、紹介先の医院様との関係もより強固になり、
地域医療の観点からも
導入して良かったと思っています。

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取りこぼしていた来院予約電話に対応し、しかも先生やスタッフの働く時間を増やさない…この歯科医院専門の電話受付代行サービス『歯科コンシェルジュ』にいくらの価値を感じますか?

働く時間を減らしながら、来院予約を増やす。

これはスタッフの働く時間も増やしませんし、取りこぼしていた予約を取り戻すものです。

本来得られる来院予約を取るだけのものですから、
これがいかに容易なものか、先生も納得してくださると思います。

しかしこれまでなぜこれが容易ではなかったかというと、
誰かに休日出勤してもらう必要があったからです。

すでに1人の患者さんを取りこぼさないだけでいくらの価値を得られるのかは
先生もご存じだと思います。

であれば1人につき、8万円から10万円を払ってでも
このサービスを利用したいという先生もいるでしょう。

なぜならばこの数字は保険診療費の平均ですし、
インプラントや矯正歯科、ホワイトニングなどを勧めることで、この数字は上方修正される
からです。

そうは言っても、そんなにお金を出せない・・・と思われる先生もきっといらっしゃるでしょう。

しかしこの数字を見れば、きっと先生も安心できると思います。

■基本プラン休診日9時から17時まで対応の基本プランです!月曜日~日曜日:5,000円(税別)/1日■お昼休みプランお昼休み時間を有効に使うスポットプランです!月曜日~日曜日:1,500円(税別)/1時間 ※各電話会社への支払いとして、電話転送設定費用が別途かかります。※初期設定費用として正式サービス開始時に別途50,000円(税別)が必要です。※半日など任意の依頼による7時間以内の対応は、基本プラン料金となります。※電話転送にはNTTおよび各電話会社の電話転送サービスを利用します。※毎月のお支払いは、口座引落となります。電話転送サービス利用にあたり、初回工事費用と月額利用料が別途、各電話会社より請求されますので予めご了承ください。 ご利用の流れ1.「歯科コンシェルジュ」申込みフォームから仮申込み2.担当者よりお電話にて詳細ご説明3.「歯科コンシェルジュ」本申込み及び本契約書の締結4.歯科医院様のお電話を弊社システムへ設定5.「歯科コンシェルジュ」サービス開始6.休診日当日中に、専用管理画面にて報告

デントランスだからこそできる特別プランとして・・・

本サービスはデントランスとしても、
先行してテストに参加してくださる歯科医院様以外には初めてのサービスです。

そこで、特別な料金プランを用意しました!

この案内をご覧の先生に限り、初期費用50,000円を0円にしての提供です!
(ただし、先着50医院様限定とさせていただきます)

つまり初期費用は無料にて、本サービスを試すことが可能ということです。

サービス自体は1ヶ月から試すことができますので、
先生のリスクをほとんどゼロにしたプランといえるでしょう。

仮に休診日を1ヶ月に8日間とすると、
基本プランでは5,000円×8日間で40,000円が1ヶ月あたり必要です。

しかし1人の患者あたり8万円から10万円が通院期間中の売上になりますから、
たったの1人から予約を得るだけで、
本サービスの1ヶ月あたりの費用は実質支払えてしまう計算
になります。

しかも先着50医院様限定の特典として50,000円の初期費用は無料ですから、
リスクなく試せる、またとない機会かもしれません。

よくあるご質問を紹介します

休診日の日に医院側で転送の設定など、
やらなくてはならないことはありますか?

いいえ、ございません。

お電話の転送、解除は弊社システムで全て行いますので
医院様側で行って頂くことは一切ありません。

ただし、予約表を紙ベースで行っている歯科医院は、
FAXして頂く場合があります。

予約まで取ってもらえますか?

はい。
事前に空き枠を頂戴し、
頂いた空き枠内で予約を入れさせて頂きます。

医院様によって、治療内容、予約時間単位など 予約方法が異なりますので、
事前に詳細を打ち合わせさせて頂きます。
(予約システムが有る場合は、そちらを使用することも可能です)

インプラント、矯正治療など(自費関連)の相談は
どのような対応をしてくれますか?

事前に詳細を打ち合わせし対応致します。

例えば、インプラントや矯正の場合、費用、治療期間、
カウンセリングの有無など、基本情報を共有させて頂き、
スムーズに予約が取れるよう対応致します。

休診日当日に診てほしい患者様への対応は?

「痛みがあるので、今診てほしい」
という患者様からの電話があります。

休診日ですので、診る事は出来ませんが、
事前に詳細を打ち合わせし、
患者様にとって最適な方法をご案内致します。

例えば、お近くのお知り合いのクリニックをご紹介するなど、
直接医院様の予約にはなりませんが、
患者満足度アップに貢献し、医院のブランドイメージを向上させます。

このサービスは集患・増患に悩む先生ならどなたでも試すことが可能です

ただし、一つだけ条件があります。

今すぐ、お申込みください。
なぜなら先着50医院様限定特典は、すぐに予定枠が埋まってしまうことが予想されるからです。

お申し込みは今すぐ、お申込みフォームに必要事項をご記入の上、
「申込みボタン」を押してください。

そしてなるべく早く、取りこぼしていた患者さんの来院予約を獲得してください。

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先生もスタッフも予約のためなら休みを返上してでも、という気持ちがあるかもしれません。

しかし個人的には、休みを返上することを私はオススメしません。

なぜならば、働くことだけが人生ではないからです。

先生やスタッフにもきっと、成し遂げたい夢や目標がきっとあるでしょう。
私は可能であれば、その夢を追いかけ、実現してほしいと思います。

私自身、ミャンマーなどに行き、歯みがき指導をするなどして
世界中から虫歯をなくす取り組みをボランティアで行っています。

海外歯科ボランティア活動

なぜなら、それが私の夢だからです。

この夢を追いかけることができるからこそ、普段の仕事もまた充実感を持って取り組める。

私はそう考えていますし、そういう先生が増えるほどに、地域の歯科医療は充実し、
患者さんがうれしくなる世の中になると考えています。

今回の歯科医院専門の電話受付代行サービス『歯科コンシェルジュ』も
経営上成り立つのであれば、任せることで時間を生み出し、経営を良好にすることが可能です。

先生が他者に任せることを任せられるよう、
デントランスとしては初期費用をゼロにする交渉をし、それを実現しました。

これをチャンスと捉えるかどうかは先生次第ですが、
迷われているならばぜひお申込みください。

先生のお役に立つことができるなら、幸いです。

最後までご覧くださり、ありがとうございました。

株式会社デントランス歯科医師黒飛一志

歯科医院専門の電話受付代行サービス『歯科コンシェルジュ』 お申込みはこちら

医院名 ※ (例) 黒飛歯科医院
お名前 ※ (例) 黒飛 一志
電話番号 ※ (例) 0120-648-075
携帯番号 (例) 090-5257-8239
メールアドレス ※ (例) info@dentrance.jp
プラン選択 ※ (例) 基本プラン
一言コメント

注):申込み後、担当者よりご連絡差し上げます